EC業務の効率化に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。特にBtoB取引では、注文受付、受注処理、価格・条件確認、在庫確認、出荷対応、請求・決済対応、取引先対応など、EC業務には多くの工程があり、それぞれに見直しや改善のポイントがあります。そのため、部分的に対処するだけでは、業務全体の負担が思うように減らないことも少なくありません。
また、BtoBのEC業務は、取引先ごとの条件や社内運用が複雑に絡み合っているため、システムを入れればすぐに効率化できるものでもありません。まずは現状を整理し、どこにボトルネックがあるのかを見極めたうえで、優先順位をつけながら段階的に進めていくことが重要です。
EC業務の効率化に取り組む際は、以下のような流れ（ステップ）で進めていくことが重要です。
◆EC業務効率化を進める5つのステップ
① 経営者や部門長が新システム導入を宣言する
② まずは現状の業務フローを「見える化」する
③ ボトルネックになっている工程を特定する
④ 最大のボトルネックを改善する
⑤ 最大のボトルネック以外の優先順位の低い課題をシステム化していく
特にBtoBでは、取引先ごとの価格や条件、帳票、請求、基幹連携まで含めて考える必要があるため、業務全体を支えられる仕組みを選ぶことが、効率化を進めるうえで重要になります。スマレジEC・B2Bは、このようなBtoB業務まで含めて効率化しやすいBtoB-ECシステムです。
本日は、スマレジECでマーケティングを担当している筆者が、EC業務の効率化ポイントや進め方、BtoB業務まで含めて効率化しやすい仕組みの考え方について解説します。
EC業務を効率化するために見直すべきポイント
EC業務の効率化といっても、見直すべきポイントはひとつではなく、取引の流れ全体の中に多くの「非効率が生まれやすい工程」があります。まずは、どの業務で負担が増えやすいのか、またどのように効率化するべきかを全体像で整理してみましたので、下図をご覧ください。
◆EC取引の業務における主な「非効率」と「効率化」
※画像は筆者が作成
このように、EC業務では特定の一工程だけが非効率になるわけではなく、各業務フローに少しずつ手作業や確認作業が残り、それが全体の負担につながっている場合がよくあります。以下に、図の業務フローに沿って、効率化のポイントを順に解説していきます。
ポイント① 「注文受付」は受注データを自動連携する
注文受付では、注文手段が分かれていると、確認や転記の手間が増えやすくなります。BtoBでは取引先ごとに注文方法が異なることもあり、注文内容を確認してから別のシステムに入力したり、社内に共有したりする作業が発生します。
この工程を効率化するポイントは、受注方法をできるだけ整理し、システム連携などによって受注データを次の工程へ引き渡しやすくすることです。注文受付の時点で情報をそのまま受注処理や社内共有へつなげられれば、その後の確認や転記の手間を減らしやすくなります。
ポイント② 「受注処理」は確認・登録作業を減らす
受注処理では、受注登録や社内共有を手作業で行っていると、ミスや漏れが起こりやすくなります。例えば、以下のような状況がよく見られます。
◆手作業による非効率な受注処理の例
午前中にEC経由で届いた注文を確認
↓
販売管理システムへ手入力
↓
在庫担当へメールで連絡
↓
出荷担当へ別途電話
ECで受注していても、販売管理システムとの連携が取れていなければ、このような転記・共有作業は毎回発生します。受注件数が少ないうちは大きな問題がなくても、件数が増えると一気に負担が大きくなります。
この工程にけおける効率化のポイントは、システム連携によって受注情報を自動で引き渡し、確認や登録作業をできるだけ減らすことです。まずは、どこで確認や再入力が発生しているのかを洗い出し、同じ情報を何度も扱わない流れを作ることが大切です。
ポイント③ 「価格・条件確認」は自動で出し分ける
BtoBのEC業務では、取引先ごとに価格や条件が異なることが珍しくありません。例えば、以下のような条件が取引先ごとにバラバラに存在していると、注文処理のたびに担当者の確認が必要になります。
◆取引先ごとに異なる条件の例
・卸価格や掛け率：A社は15%引き、B社は通常価格など
・販売可否：特定商品はC社にのみ販売可能など
・支払い条件：月末締め翌月払い、翌々月払いなど
このような条件をシステム上で設定し、取引先ごとに自動で出し分けられる状態にすることが、この工程の効率化ポイントです。価格表や条件表を見ながら都度対応する運用では、確認ミスや設定漏れが起こりやすく、属人化の温床にもなります。
BtoB取引では、この工程をどれだけ仕組み化できるかが、全体の効率化に大きく影響します。
ポイント④ 「在庫確認」は在庫データを連携する
在庫確認では、ECとは別の方法（ExcelやWMS等）で在庫を管理している場合、注文を受けてから在庫の有無を確認し、必要に応じて更新するという作業が発生しやすくなります。
効率化のポイントは、在庫管理システムなどと連携し、在庫データをリアルタイムに近い形で反映させることです。在庫情報が分断されていると、受注処理がスムーズでも、その後の対応が滞りやすくなります。受注から出荷までの流れを安定させるためにも、在庫確認は早めに見直したい工程のひとつです。
ポイント⑤ 「出荷対応」は出荷業務と連携する
受注内容をもとに出荷指示を出し、その後に別の仕組みで送り状を発行するような運用だと、同じ情報を何度も確認することになります。具体的には、以下のような分断が典型例です。
◆出荷対応が分断されている例
受注システムで内容確認後、倉庫担当へFAXまたはメールで出荷指示し、配送システムで改めて送り状を作成
このように「受注」「出荷指示」「送り状発行」が別々のシステムや操作で動いていると、処理負担も増え、転記ミスのリスクも残ります。出荷対応は受注後に必ず発生する工程のため、受注内容がそのまま出荷業務につながる状態を作ることが効率化のポイントです。
ポイント⑥ 「請求・決済対応」は取引先ごとに決済方法を設定する
BtoB取引では、決済方法が取引先ごとに異なることが多く、請求書払い・銀行振込・掛け払いなどが混在しがちです。これらを個別に管理していると、月末・締め日に処理が集中し、担当者の負担が一気に高まります。
効率化する際は、取引先ごとに利用する決済方法や条件を設定し、請求・入金対応を整理しやすくすることがポイントになります。
なお、中小企業庁が過去に行った委託調査によると、売掛金等の入金消込業務に月10時間以上かけている企業は42.9%（※）にのぼりました。受注から出荷までを効率化しても、請求や入金確認が属人的なままでは、業務全体としての非効率は残ります。BtoBのEC業務では、請求・決済対応まで含めて見直すことが重要です。
※中小企業庁「決済事務の事務量等に関する実態調査」 最終集計報告（帝国データバンクによる調査報告）
ポイント⑦ 「顧客・取引先対応」は注文履歴や再注文機能を活用する
顧客・取引先対応では、注文確認や再注文対応が個別対応になりやすく、問い合わせのたびにスタッフの工数が発生します。特にBtoBでは、継続的に同じ商品を発注するケースが多いため、毎回同じ確認ややり取りが発生していると、業務効率を下げる要因になります。
効率化のポイントは、注文履歴や再注文機能を活用し、取引先自身が必要な情報を確認しやすい環境を整えることです。取引先が必要な情報を自分で確認できるようになれば、問い合わせ対応の負担も減りやすくなります。
EC受注の効率化では、受注側の業務を減らすだけでなく、取引先にとっても使いやすい導線を整えることが、長期的な効率化につながります。
このように、EC業務の効率化は一部の工程だけを見直せば完了するものではありません。注文受付から請求・取引先対応まで、それぞれの工程に効率化のポイントがあります。
EC業務効率化を進める5つのステップ
EC業務の効率化は、思いついた課題から個別に改善しても、うまく進まないことがあります。特にBtoBでは、取引先ごとの条件や社内運用が複雑に絡み合っているため、まずは現状を整理し、どこから着手すべきかを見極めることが重要です。ここでは、EC業務の効率化を進める際の基本的な考え方を、5つのステップに分けて解説します。
ステップ① 経営者や部門長が新システム導入を宣言する
EC業務の効率化を進める際、最初のハードルになりやすいのが、現場が現状を変えたがらないことです。日々の業務が現状の仕組みで回っている以上、新しいシステムの導入には手間や混乱が伴うため、現場ではどうしても慎重になりやすくなります。
そのため、最初に必要なのは、経営者や部門長が「古い運用やシステムを見直し、業務効率を改善する」という決意表明をすることです。現場任せの改善では、途中で優先順位が下がったり、従来のやり方に引き戻されたりしやすくなります。業務フローを変える取り組みは、現場改善というより、組織として進めるべき重要なテーマとして位置づけることが必要なのです。
そのうえで、システム改修や導入の担当者には、リーダークラスや業務に最も詳しい人をアサインします。実際の運用を理解していないまま進めると、表面的な要望だけを拾ってしまい、本当に改善すべきポイントを見落としやすくなりますが、現場を理解している人が中心に入ることで、実務に合った形で効率化を進めやすくなります。
ステップ② まずは現状の業務フローを「見える化」する
経営者や部門長の方針の明示によりシステムの導入が決まったら、まず最初に行うべきは、現状の業務フローを整理することです。以下のように、注文受付から顧客対応まで、どの工程で誰が何をしているのかを見える形（業務フロー図）にします。
◆業務フロー図の例
※画像は筆者が作成
このように、業務の流れを図にして整理してみると、重複作業や手作業が残っている箇所を把握しやすくなります。もし社内だけでこのような業務フロー図を作れない場合は、外部コンサルタントの活用や支援会社の協力を得ながら図を完成させましょう。
ステップ③ ボトルネックになっている工程を特定する
次に、業務全体の中でどこが非効率の原因になっているのかを見極めます。例えば、確認や転記に時間がかかっている工程、属人化している工程、他部署とのやり取りが多い工程などは、ボトルネックになりやすい部分です。
すてっぷ①業務フロー図で全体像を整理したうえで、現場の声を聞きながら、どの工程が実際のボトルネックになっているのかを特定し、その箇所からシステム化を検討していくことが重要です。現場で負担が集中している工程を見極めることで、優先して改善すべきポイントが見えやすくなります。
◆業務フロー図をもとにボトルネックを特定
※画像は筆者が作成
すべてを一度に改善するのではなく、まずは負担が大きい最大のボトルネックとなっている箇所から優先的に取り組むことが重要です。
ステップ④ 最大のボトルネックを改善する
ステップ③で課題を特定したら、最大のボトルネックとなっている箇所を改善をしていきます。一例ですが、以下のような機能の導入を検討しましょう。
◆課題解決のための機能の例
・受注処理の手作業が多い => 受発注システム・販売管理システムとの連携機能
・価格や条件確認が煩雑=> 取引先別価格を設定できるBtoB向けの受注システム
・在庫確認に時間がかかる=> 在庫管理システムや基幹システムとの連携
このような対策が有効になります。最大のボトルネックを解消できれば、業務全体の流れが大きく変わり、次に改善すべきポイントも見えやすくなります。
ステップ⑤ 最大のボトルネック以外の優先順位の低い課題をシステム化していく（小さく早くリリースする）
効率化を進めるうえで特に重要なのが、一気に大きく変えようとしないことです。なぜなら、業務効率化のためのシステム導入はどうしても長期にわたりやすく、その間に、社内ルールや運用方針、必要な要件が変わることがよくあるためです。最初にすべてを設計し切ろうとしても、途中で前提が変わり、計画通りに進まなくなることが多いのです。
特にBtoBの社内仕様は個社ごとに極めて複雑です。取引先ごとの価格や条件、帳票、請求、承認フローまで含めて、すべてを一度にリリースしようとしてもうまくいかないケースがほとんどでしょう。だからこそ、まずは最大のボトルネックを改善し、その後は効果の高いところから順に小さく進めていくことが重要になります。
また、現場には現状を大きく変えたくない人も少なくありません。だからこそ、小さく早く始めて、成果を見える形で示すことに意味があります。「実際に処理時間が減った」「確認作業が減った」といった変化が見えれば、現場の納得も得やすくなり、新しいシステムに対する受け止め方も前向きになってくれます。
このように、EC業務の効率化は一度で完成させるものではなく、段階的に精度を高めていくものと考えると進めやすくなります。
EC業務の効率化につながった2つの事例
以下に紹介するのは、スマレジEC・B2Bの導入によりアナログ業務をデジタル化した事例になります。ただし、ここで注目したいのは「EC化そのもの」ではなく、受注処理、帳票作成、請求対応などの業務負担がどれだけ削減されたかという点です。自社ですでにECを運用している場合でも、その前後工程に手作業が残っていれば、同じ構造の非効率は起こり得ます。
事例① 事務作業を月60時間以上削減した事例（福山黒酢株式会社）
福山黒酢株式会社は、鹿児島県を拠点に黒酢の製造販売と卸売を行う企業です。スマレジEC・B2Bの導入前は、営業担当が受注内容をExcelで作成した伝票へ入力し、事務スタッフが基幹システムへ再入力する運用となっており、情報連携に人手が必要な状態でした。
導入後は、受注内容を登録するだけで受注伝票、納品書、請求書が自動で出力されるようになり、伝票作成にかかる時間は月60時間以上削減されました。
この事例から分かるのは、非効率の原因は「受注窓口が紙かWEBか」だけではなく、伝票作成や基幹入力、請求処理まで含めた流れ全体にあるということです。たとえ受注をEC化していても、その後ろに再入力や帳票処理が残っていれば、同じ負担構造は残り続けます。
事例の詳細はこちら（スマレジEC・B2B 公式サイト）
事例② 帳票作成・集計を月140時間削減した事例（有限会社イー・アンド・エス）
有限会社イー・アンド・エスは、全国の仏壇店や葬儀社など約500社へ位牌を卸販売する企業です。スマレジEC・B2B導入前は、月平均1,000件におよぶFAXで届いた注文内容を確認し、手書きで納品書や請求書を作成し、売上集計も手計算で行っていました。
導入後は、納品書や請求書の自動発行により、帳票作成・集計にかかる時間が月140時間削減されました。売上データの可視化によって、在庫管理の精度向上にもつながったとされています。
この事例が示すのは、業務負担は受注入力だけでなく、帳票作成、集計、過去注文の確認といった周辺業務にも大きく発生するということです。自社ですでにECを運用していても、こうした工程が部分的に手作業のままであれば、同じような削減の余地は十分に考えられます。
事例の詳細はこちら（スマレジEC・B2B 公式サイト）
2社の事例はいずれもアナログ業務のデジタル化によるものですが、重要なのは、削減されたのが単なる注文受付の手間ではなく、伝票作成、再入力、帳票管理、集計、請求対応といった周辺業務まで含んでいる点です。EC業務の効率化においては、受注の窓口だけでなく、その前後の業務フロー全体を整えることで初めて実感しやすくなります。
日本のEC業務が非効率になりやすいのは「業務フローが個社ごとに異なる」ため
EC業務の効率化を進めようとしても、「システムを入れたのに手作業が減らない」と感じる企業は少なくありません。受注をデジタル化しても、価格確認や帳票作成、取引先対応に手作業が残りやすいからです。これは単に運用が悪いのではなく、日本のBtoB取引そのものが、個社ごとに異なる業務フローを前提に成り立っているためです。
日本のBtoB取引では、取引先ごとに価格、掛け率、販売可否、決済条件などが細かく異なることが一般的です。長年の商習慣や個別交渉の積み重ねによって条件が分かれているため、受注のたびに担当者が内容を確認し、判断する運用が残りやすくなります。つまり、受注の窓口をEC化しただけでは、その後の確認や処理まで自動化されるわけではないのです。
また、日本の受発注業務では、取引先ごとに異なるシステムへの対応も非効率の要因になっています。中小企業庁も、電子化していても発注企業ごとに異なる複数のシステムへの対応が必要であることや、複数のEDIシステムの乱立とシステム間連携の難しさが、中小企業の受発注業務デジタル化を妨げる課題の一つであると指摘しています。このような状況では、デジタル化を進めても、取引先ごとの個別対応が残る限り、業務の非効率は解消しにくいといえます。
実際、その非効率の大きさは数字にも表れており、中小企業庁の実証事業では、受発注業務をデジタル化しシステム連携を進めたことで、発注企業・受注企業ともに業務時間を55%以上削減できたと報告されています。これは裏を返せば、それだけの時間が従来の業務フローの中で失われていたともいえるのです。
つまり、日本のEC業務を効率化するうえで重要なのは、単にEC化することではなく、個社ごとに異なる条件や運用を、仕組みとして吸収できる状態を作ることです。取引先ごとの価格や条件を設定し、受注後の処理や連携まで仕組み化できれば、担当者の判断や手作業に依存する場面を減らしやすくなります。
参考：中小企業庁「受発注のデジタル化に関する推進方策 報告書」、「平成29年度 中小企業・小規模事業者決済情報管理支援事業 調査報告書」
専用のBtoB-ECシステムで業務の効率化を実現
BtoB取引におけるEC業務の効率化を進めるうえでは、専用のBtoB-ECシステムの活用が有効です。BtoB-ECシステムは、企業間取引に必要な受注機能に加え、取引先ごとの価格や条件の管理、帳票作成、請求対応、基幹システムとの連携などを支える仕組みです。BtoC向けの一般的なECサイトとは異なり、個社ごとの条件や業務フローを前提に設計されている点が特徴です。
BtoBでは、注文を受けるだけでなく、取引先ごとの価格や条件の管理、受注後の処理、帳票作成、請求対応、基幹システムとの連携まで求められるため、一部の工程だけを個別に改善しても、別の工程に手作業や確認作業が残っていれば、業務全体としての非効率は解消しにくくなります。
そのため、BtoB-ECシステムを選ぶ際には、単に注文を受けられるかどうかだけでなく、取引先ごとの価格設定や決済条件の管理、受注情報の一元管理、さらに販売管理システム、基幹システム、会計システム、物流管理システムなどと連携できるかどうかが重要になります。
例えばスマレジEC・B2Bは、法人向けBtoB-EC・受発注システムとして、取引先ごとの価格表示や販路設定、決済方法の設定に対応しており、各受注チャネルの情報を一元管理しながら、さまざまな外部システムとデータ連携しやすい、高い拡張性を備えたシステムです。BtoBに必要な価格条件管理、受注処理、帳票、請求、基幹連携まで含めて効率化しやすい点が大きな特長です。
◆スマレジEC・B2Bの導入イメージ
また、紙やFAXによる注文が一部残る企業では、AI-OCRのような仕組みを併用することで、アナログ受注の入力負担まで減らしやすくなります。スマレジEC・B2Bでは、注文書をスマホで撮影して読み取り、システムへ連携できるOCR機能も使えるため、紙やFAX注文が残る運用でも段階的に効率化を進めやすくなっています。
このように、BtoB取引におけるEC業務の効率化では、受注の窓口だけでなく、その後の業務や基幹連携まで含めて一連の流れで支えられる仕組みを選ぶことが重要です。
EC業務の効率化を進めるなら「スマレジEC・B2B」
EC業務の効率化では、注文受付や受注処理だけでなく、価格・条件確認、在庫確認、出荷対応、請求・決済対応、取引先対応まで含めて見直すことが重要です。特にBtoBでは、取引先ごとに異なる条件や業務フローが残りやすいため、一部の工程だけを改善しても、業務全体の非効率は解消しにくい傾向があります。
そのため、効率化を進める際は、現状の業務フローを整理し、ボトルネックを見つけ、小さく始めながら段階的に仕組みを整えていくことが大切です。さらに、BtoBに必要な受注処理や価格条件管理、基幹連携まで含めて支えられる仕組みを選ぶことで、業務全体を効率化しやすくなります。
スマレジEC・B2Bは、このようなBtoB業務まで含めて効率よく回せる仕組みを構築できるサービスです。詳しい機能や導入イメージを知りたい方は、下記の公式サイトをご覧いただき、お問い合わせや無料の資料ダウンロードを活用してみてください。
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