［チェックリスト］運用改善の必要性を考えてみよう
現在の在庫管理で抱えている課題の確認
運用の代替案や改善方法を検討する前に、まずは現在の管理方法でどのような課題を抱えているのかを明確にすることが重要です。理想の運用をイメージしながら、自社の現状を整理してみましょう。
［チェックリスト］いくつ当てはまる？
［在庫］
①在庫数の把握がリアルタイムでできない – 複数のファイルやシートを手動で更新する必要があり、即座に正確な在庫数を把握できない。
②在庫切れや過剰在庫に気づくのが遅れる – 手動での更新が間に合わず、在庫数が正確でないことがある。
③在庫数の変動が激しいと管理が追いつかない – 繁忙期には対応が追いつかず混乱が生じる
④在庫データの集計が手間 – 売上や出荷レポートを作成するのに多くの時間がかかる。
⑤管理する商品数に限界がある – Excelのシート数やセル数に制約がある。
［ヒューマンエラー］
⑥入力ミスが頻発する – 手作業でのデータ入力のため、人為的なミスが起こりやすい。
⑦誤ってデータを上書き・削除してしまうことがある – バックアップがなければ取り返しがつかない場合も。
⑧エラーが発生しても原因が特定しづらい – 計算式やセルのリンクミスを見つけるのが困難。
［動作・仕様］
⑨ファイルが重く、開くのに時間がかかる – データ量が増えるにつれてExcelファイルの動作が遅くなる。
⑩複数人での同時作業が難しい – 同時編集ができず、データの整合性が保てないことがある。
⑪更新作業に多くの時間がかかる – 在庫情報を変更するたびに手作業で修正が必要、棚卸しなどの場面で非常に不便。
⑫検索機能不足 – 必要な情報を探すのに手間がかかる。
⑬定期的なメンテナンスが必要 – 古いデータの整理やファイルの再構築に手間がかかる。
⑭多言語や複数通貨対応が難しい – 海外取引が増えるとExcelでの対応では限界が生じる。
⑮データの安全性に不安がある – ファイルの破損や紛失、漏洩のリスクが高い。
［属人化］
⑯担当者が変わると引き継ぎが難しい – ファイルの構成やルールが担当者ごとに異なる。
⑰特定の担当者に依存しがち – ノウハウが属人化し、他のメンバーが対応できない場合がある。
いかがでしょうか。
自社の現状に当てはまる項目が多ければ、Excelでの在庫管理を見直すべきかもしれません。
次の章で、在庫管理をシステム化するポイントについて解説します。