WEB-EDIは「安く・導入しやすい」が最大メリットの受発注システム

WEB-EDI（ウェブ イーディーアイ）とは、インターネット上のウェブブラウザを使って、受発注や請求などの商取引データをやり取りする仕組みのことです。従来のEDI（Electronic Data Interchange：電子データ交換）は、一般的に専用回線や専用ソフトが必要で導入コストが高かったのですが、WEB-EDIはブラウザさえあれば利用できるため、中小企業でも比較的低コストで、すぐに導入できる点がメリットとなります。

しかし、WEB-EDIが「個別EDI」として乱立すると、受注側が複数の取引先と個別に異なる受発注システムを利用しなければならないため、業界全体でみると、業務効率化を妨げる一因にもなりかねません。

近年では、これらの課題を解消する手段として、スマレジEC・B2Bのような受発注システムを活用して、EDIをクラウド型のBtoB-ECに置き換える方法も採用されています。

本日は、スマレジECでマーケティングを担当している筆者が、WEB-EDIについて解説をいたしますので、企業間取引について詳しく調べている方は、この記事を最後までご覧ください。

EDIは3種類ありWEB-EDIの最大のメリットは「コストが安く」「導入が容易」であること

以下の表は、EDIの種類を「通信手段・インフラによる分類」で整理したものです。表の通り、EDIは「レガシーEDI（専用回線EDI）」「インターネットEDI」「WEB-EDI」の3種類に分けられますが、特に「WEB-EDI」は費用が安く、導入しやすいことが分かります。

◆EDIを通信手段・インフラで分類

このように、③WEB-EDIはブラウザさえあれば導入できるため、専用回線や専用ソフトが不要な分、コストを大幅に抑えられる点が最大の強みです。特に、EDI導入を検討している中小企業にとっては、現実的な選択肢といえるでしょう。

一方で、①レガシーEDI（専用回線EDI）や②インターネットEDIは、システム間の自動連携に優れており、大量のデータを扱う大企業では依然として重要な役割を担っているのです。

それでは次に、以下の「標準化の度合い」によるEDIの分類をご覧ください。

◆EDIを標準化の度合いで分類

このように、WEB-EDIは「個別EDI」として運用されるケースが多いため、取引先ごとに異なるシステムや運用ルールへの対応が担当者の負担になりやすい点には注意が必要です。特に受注側の企業は、力関係上、発注側の企業が指定する方式に合わせる場面も多く、複数の取引先ごとに個別EDIを利用すると、業務負荷が高まるのです。

このため、EDIは個社最適に留めるのではなく、業界全体で標準化に取り組んでいく必要があります。

業界標準EDIの推進・運営に関わる代表的な組織・団体として、以下が挙げられます。

◆業界標準EDIに関わる組織の例

各団体の公式ホームページ：流通BMS協議会（流通・小売業界）、全国銀行協会 / ZEDI（金融業界）、 JEITA ECセンター（電機・電子業界）、 中小企業庁 中小企業共通EDI（中小企業全般）

このように、業界標準EDIは業界ごとに専門の団体が標準化を推進しており、同じ業界内の企業同士であれば共通のフォーマットで、効率的なデータ交換ができる仕組みが整っています。自社の業界特性や取引先の要件を踏まえたうえで、自社に最適なEDIを検討しましょう。

総じて、WEB-EDIは業界標準EDIに該当しない運用も多いものの、手軽かつ低コストで導入できる点が最大の魅力と言えます。

WEB-EDIの運用上の２つの注意点

前項で解説した通り、WEB-EDIは、取引のデジタル化を進めるうえで取り組みやすい方式ですが、運用においては、以下のような注意点を事前に押さえておく必要があります。

注意点①取引先ごとに運用が個別最適になりやすい

WEB-EDIは、業界横断的な統一規格がなく、データ交換フォーマットや運用ルール、画面仕様などがプラットフォームごとに異なります。そのため、取引先が増えるほどログイン先や手順、入力項目、例外対応が取引先ごとに分かれ、運用が煩雑になりやすくなります。

注意点②手入力が残りやすく、基幹システム連携には追加対応が必要

WEB-EDIはブラウザ上での入力・確認を前提とするため、受注情報や請求情報を基幹システムへ取り込む際に、手入力や転記が発生しやすいリスクがあります。自動連携を行う場合は、別途連携の仕組み（データ取り込み、API連携、RPAなど）を構築する必要があります。

取引先が1社〜数社程度であれば大きな問題になりにくいですが、取引先が増え、10社を超えるような規模になってくると、運用の煩雑さが増し、操作ミスや誤入力といったヒューマンエラーが発生しやすくなります。

結果として、確認作業・修正対応・社内調整が増え、想定していた以上の運用コストがかかってしまう可能性があります。これらの課題を補うには、RPAツールなどを活用して基幹システムと連携する仕組みを構築することが不可欠になります。

WEB-EDIの代表的な7つの機能を解説

ここからは、WEB-EDIで利用される代表的な7つの機能について、具体的に解説していきます。

機能①受発注管理

発注側がブラウザ上から注文データを送信すると、受注側はリアルタイムで内容を確認・処理できます。これにより、従来FAXや電話で個別に行っていた発注のやり取りが不要になり、受注側でのデータ再入力の手間や入力ミスを大幅に削減できます。

例えば、小売業者がメーカーに商品を発注する場面を想像してみましょう。従来は、担当者がFAXで注文書を送り、メーカー側がその内容を見ながら自社システムに手入力するという流れが一般的でした。

しかしWEB-EDIを導入すると、小売業者がシステム上で商品名・数量・納期を入力して送信するだけで、メーカー側にその情報が即座に届き、確認・処理まで自動的に完結します。送信後、電話で「注文は届いていますか？」と確認する作業もなくなるため、発注側・受注側双方の担当者の業務負担を大きく減らすことができます。

機能②納期回答

受注側がシステム上で納期と納品可能数量を回答できる機能です。発注側はその回答をシステム上でリアルタイムに確認できるため、電話やメールによる個別確認の手間がなくなり、納期管理をスムーズに行うことができます。

例えば、部品メーカーに10種類の部品を発注した場合、従来では「この部品はいつ届きますか？」と、品番ごとに電話やメールで確認するのが一般的でした。しかしWEB-EDIの納期回答機能を使えば、メーカー側がシステム上で各品番の納期と納品可能数量を一括入力するだけで、発注側はその情報をリアルタイムで確認できます。

在庫不足で一部しか納品できない場合も、システム上で「5個のみ対応可・残り5個は〇月〇日納品予定」といった形で回答できるため、発注側は迅速に代替手配などの対応を取ることができます。

機能③納品書・帳票の発行・印刷

納品書や受注明細表、納品一覧表などの各種帳票を統一したフォーマットでシステム上から発行・印刷できます。紙の書類を郵送する必要がなくなるため、ペーパーレス化とコスト削減につながります。

例えば、毎月100社の取引先に納品書を郵送している企業を想像してみましょう。従来であれば、担当者が取引先ごとに納品書を印刷・封入し、切手を貼って郵送するという作業が毎月発生していました。しかしWEB-EDIを導入すると、システム上で納品データを入力するだけで納品書が自動生成され、取引先担当者はブラウザ上でいつでも確認・印刷できます。

郵送コストや印刷コストの削減はもちろん、「納品書がまだ届いていない」といった問い合わせ対応の手間もなくなるため、経理・事務担当者の業務負担を大きく軽減できます。

機能④出荷事前通知

受注側が出荷完了の通知をシステム上で行うことで、発注側はリアルタイムで出荷状況を把握できます。未出荷・出荷済みの状態が双方で共有されるため、入荷準備や在庫管理をより正確に進めることができます。

例えば、複数のメーカーから同時に部品を仕入れている製造業者の場合、従来は「あの部品はもう出荷されましたか？」と各メーカーに個別に電話で確認するのが一般的でした。しかしWEB-EDIでは、メーカー側が出荷完了をシステム上に登録した瞬間に、発注側の画面にもその情報が反映されます。

入荷予定日や出荷済み数量が一目でわかるため、倉庫側も入荷準備のタイミングを正確に把握でき、受け入れ作業をスムーズに進めることができます。

機能⑤請求・支払管理

受注側がシステム上に請求内容を入力することで、発注側での請求書の手入力が不要になります。また月々の支払予定情報もシステム上で共有できるため、封入・送付作業などの手間を大幅に削減できます。

毎月50社の取引先から請求書を受け取っている企業を例に挙げると、従来は届いた紙の請求書を、担当者が一枚ずつ確認しながら会計システムに手入力するという作業が発生していました。しかしWEB-EDIの請求・支払管理機能を使えば、受注側がシステム上に入力した請求データがそのまま発注側に共有されるため、手入力による転記ミスや金額の確認漏れを防ぐことができます。

また、支払予定日や支払金額もシステム上で一覧管理できるため、「今月はどの取引先にいくら支払うのか」が一目でわかり、経理担当者の月末業務を大幅に効率化できます。

機能⑥購買状況の見える化・情報共有

発注状況や出荷状況、納期をシステム上で一覧表示し、社内外の双方とリアルタイムに情報共有できます。複数の発注場所があっても状況を一元管理できるため、対応漏れや確認ミスの防止につながります。

例えば、本社・大阪支社・福岡支社の3拠点からそれぞれ異なる取引先に発注している企業の場合、従来であれば各拠点の担当者が個別に発注状況を管理しており、本社が全体の状況を把握するには、各拠点に電話やメールで確認する必要がありました。

しかしWEB-EDIの購買状況の見える化機能を使えば、全拠点の発注状況・出荷状況・納期をシステム上で一括確認できます。「あの発注はどうなっているか」という社内確認の手間がなくなるだけでなく、対応漏れや二重発注といったミスも未然に防ぐことができます。

機能⑦基幹システムとのデータ連携

WEB-EDIで蓄積された受発注データを、ERPや会計システムなどの基幹システムと連携させることができます。これにより、データの二重入力が不要になり、業務全体の自動化と効率化を実現できます。

例えば、WEB-EDIで受注したデータを在庫管理システムや会計システムにも反映させたいというケースでは、非連携のWEB-EDIの場合、担当者がWEB-EDIの画面を見ながら、別途ERPや会計システムに同じデータを手入力するという二度手間が発生していました。

しかしWEB-EDIが基幹システムと連携することで、WEB-EDIに入力されたデータが自動的にERPや会計システムにも反映されます。受注から在庫更新・請求処理までが自動でつながるため、担当者はデータ入力作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。

WEB-EDI以外の選択肢としての「BtoB-EC」の強み

WEB-EDIは有効な手段ですが、運用負荷や拡張性の観点で別のアプローチが適するケースもあります。そこで、WEB-EDI以外の選択肢として注目されているのが「BtoB-EC」です。

BtoB-ECとは、企業間の受発注取引をECサイト上で行う仕組みのことで、WEB-EDIが主にデータの送受信に特化しているのに対し、BtoB-ECは販路拡大や売上向上まで視野に入れた、より広範な機能を持っているのが特長です。

◆WEB-EDIとBtoB-ECの比較

表が示す通り、WEB-EDIとBtoB-ECはどちらも受発注業務のデジタル化に役立つツールですが、目的や用途が異なります。既存の取引先との業務効率化を優先するならWEB-EDIが適していますが、新規取引先の開拓や売上拡大まで視野に入れるならBtoB-ECが有力な選択肢となります。

代表的なサービスとして「スマレジEC・B2B」があります。FAXや電話注文をWEB受発注に切り替えることで業務の自動化・効率化を実現し、販路拡大や売上アップを支援する法人向けのBtoB-EC・受発注システムです。取引先ごとに異なる卸価格や販売条件をシステム上で一括管理でき、24時間365日受注を受け付ける体制を構築できる点が特徴で、営業時間外の取りこぼしを防ぐことができます。

◆スマレジEC・B2Bの仕組み

スマレジEC・B2Bでは、以下のような売上拡大に役立つ機能が豊富に備えられています。

◆スマレジEC・B2Bの主な機能

受発注業務の効率化だけでなく、ビジネスの成長も同時に狙いたい企業にとっては、スマレジEC・B2BのようなBtoB-ECの導入も有力な選択肢と言えるでしょう。

WEB-EDIやBtoB-ECなどの受発注システム導入には補助金が活用できる

WEB-EDIやBtoB-ECを導入する際に、国の補助金制度を活用できる可能性があります。代表的なものとして、これまで「IT導入補助金」として運用されてきましたが、2026年度からは制度名称が「デジタル化・AI導入補助金」へと改められた補助金制度があります。

この補助金制度は、中小企業・小規模事業者等がITツールを導入する際の費用を支援する枠組みであり、受発注システムも補助対象となります。

デジタル化・AI導入補助金には、申請目的に応じて次の5つの申請枠・申請類型が用意されています。

◆デジタル化・AI導入補助金2026の申請枠一覧

引用：デジタル化・AI導入補助金2026

このうち、WEB-EDIやBtoB-ECなどの受発注システムは、「インボイス枠（インボイス対応類型／電子取引類型）」が申請しやすい枠となります。特に「インボイス枠（電子取引類型）」では、取引関係における発注側が導入し、受注側にアカウントを無償で発行できるクラウド型の受発注ソフトウェアが補助対象となる旨が明記されています。インボイス対応を前面に出さない場合は「通常枠」を検討しても良いでしょう。

なお、IT導入補助金2025としての公募は2026年1月7日をもってすべて終了しており、新制度として2026年春頃より順次公募が開始される見通しです。制度の内容や公募時期は変わることがあるため、導入を検討している場合は、必ず以下の公式サイトより最新の情報を確認してください。

公式サイト：デジタル化・AI導入補助金

受発注の効率化と売上拡大を両立する「スマレジEC・B2B」

WEB-EDIは、専用回線や専用ソフトを前提としない形で導入でき、企業間取引のデジタル化を低コストで進めやすい手段です。ただし、取引先が増えるほど運用が煩雑になりやすく、入力作業や個別対応の負荷が高まるといった側面もあるため、基幹システムとの連携など、自動化・効率化する仕組み作りが不可欠です。

また、受発注の効率化に加えて、新規取引先の獲得や売上拡大まで視野に入れる場合は、受発注をECサイト上に集約できる「BtoB-EC」という選択肢も有効です。商品情報の提示から発注までをオンライン化できるため、取引の導線づくりや営業活動の効率化にもつなげやすくなります。

スマレジEC・B2Bは、企業間取引に必要な受発注機能を備えたクラウド型の受発注システムです。取引先ごとの価格設定や販路設定、見積・受注管理など、BtoB取引の実務に合わせた運用をオンラインで整備し、取引先が増えても回る仕組みを構築できます。

スマレジEC・B2Bの詳細は、以下の公式サイトからご確認いただけます。導入事例の紹介や無料の資料ダウンロードも可能ですので、ぜひ導入をご検討ください。

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