アナログに依存した「受注業務」の4つの課題と効率化の方法

受注業務とは、取引先からの問い合わせ対応や見積作成、受注内容の確認、出荷・請求処理までを含む、企業の売上を支える重要な業務です。特に、BtoB取引においては、日々の受注業務が円滑に回るかどうかが、取引の継続や顧客満足度にも大きく影響します。

一方で、受注業務は現在もなお電話やFAX、メールといったアナログな手段で運用されている企業も少なくありません。取引先ごとに条件が異なり、長年の運用が積み重なってきた結果、業務フローが複雑化し、抜本的な見直しが難しくなっている状況も多く見られます。

こうしたアナログな受注体制を続けていると、受注処理に時間がかかる、入力ミスが発生しやすい、業務が属人化するといった課題が生じやすくなります。

そこで近年では、「受発注システム」を導入し、取引先からの注文をオンライン上で受け付けることで、受注業務そのものをデジタル化する企業が増えています。注文情報をデータとして一元管理できる仕組みにすることで、業務効率の向上や対応スピードの改善が期待できます。

本日は、スマレジECでマーケティング担当者の筆者が、BtoBにおける受注業務の基本的な流れをはじめ、アナログ運用が抱える課題、受発注システムによる効率化のポイントまでを詳しく解説するので、ぜひ最後までご覧ください。

受注業務の基本フロー

受注業務とは、顧客からの問い合わせを起点に、見積もり対応、受注確定、出荷、請求までを一連の流れとして管理する業務です。BtoB取引では、顧客ごとに取引条件や商流が異なるため、受注業務は複数の工程から構成されています。

ここでは、まず業務としての基本的な受注の流れを整理します。

◆受注業務の基本フロー

※画像は筆者が作成

以下に、各工程の役割を簡単に解説します。

①問い合わせ

まず、取引先から商品やサービスに関する問い合わせが発生します。価格、数量、納期、取引条件など、受注に向けた情報のやり取りが行われます。

②見積もり作成・提示

問い合わせ内容をもとに、条件に応じた見積もりを作成します。BtoBでは取引先ごとに価格や条件が異なるため、重要な業務工程となります。

③受注内容の確認・確定

見積もり内容に合意した後、正式な受注内容を確認・確定します。数量や金額、納期などに誤りがないかを最終確認します。

④受注情報の登録

確定した受注内容を社内システムや管理表へ登録します。この情報が、在庫管理や出荷、請求処理の基準となります。

⑤在庫・納期の確認

注文数量に対して在庫が確保できるか、納期に問題がないかを確認します。在庫がない場合は新たに発注するなど、必要に応じて製造部門や仕入先との調整を行います。

⑥出荷・納期管理

出荷指示を行い、納期どおりに商品を届けるための管理を行います。ここでは、送り状の発行や梱包作業、また分納や納期変更への対応なども含まれます。

⑦ 請求・売上処理

出荷情報をもとに請求書を発行し、売上として計上します。掛け取引が多いBtoBでは、入金管理と密接に関わる工程となります。なお、入金タイミングは契約条件によって異なります。

⑧注文履歴の管理

過去の受注情報を蓄積・管理します。取引実績の把握や、顧客対応、将来の販売計画の基礎データとなります。

受注業務は、これらの工程が連続して発生し、それぞれの情報が正確につながることで、はじめて円滑な取引が成立します。この一連の受注業務には、複数の手段が用いられています。

受注業務における主な受注方法

受注業務には、アナログな手法からデジタルの手法まで、さまざまな受注方法があります。以下に代表的な受注方法の種類をまとめましたのでご覧ください。

◆主な受注方法

それぞれの受注方法には特徴があり、企業規模や取引形態によって適した方法は異なります。実際に、現在もFAX・電話・メールなどアナログな手段で行っている企業は少なくありません。

BtoBの受注業務がアナログから抜け出せない3つの理由

多くのBtoB企業では、現在も受注業務の一部または大半をアナログな手段で行っています。この状況は、BtoB取引特有の構造や、長年の慣習が大きく影響しています。ここでは、受注業務がアナログなまま残っている主な背景について解説いたします。

理由①取引先ごとに価格・条件が異なる

一般的なBtoB取引では、販売価格や掛け率、最小ロット、納期条件などが取引先ごとに細かく設定されます。同じ商品であっても、顧客によって取引条件が異なるため、注文内容を一律のルールで処理することが難しくなります。

その結果、受注のたびに内容を個別に確認し、条件をすり合わせる業務が発生します。このような判断業務は人の手で行うことが多く、受注処理の自動化や仕組み化が進みにくい要因の一つとなっています。

理由②長年の営業主導の運用が残っている

BtoBの受注業務では、営業担当が顧客との関係性を軸に注文を管理する文化が長く根付いてきました。電話やメールで注文を受け、営業担当が内容を把握したうえで社内に共有するという運用は、多くの企業で当たり前のものとして続いています。

このような営業主導の受注体制は、顧客ごとの柔軟な対応を可能にする一方で、業務フローが個人に依存しやすいという側面も持っています。その結果、受注業務の標準化や仕組み化が進みにくく、従来の運用がそのまま残りやすい状況が生まれています。

理由③導入コストや移行負荷への不安

受注業務のデジタル化を検討する際、多くの企業が懸念するのが導入時の負担です。システム導入にかかるコストだけでなく、既存業務との切り替え作業や、社内・取引先への周知など、移行に伴う負荷が発生します。

特にBtoB取引では、取引先側の運用にも影響が及ぶため、簡単に切り替えられないという事情があります。そのため、「現状で大きな問題が起きていないのであれば、今の運用を続ける」という判断に落ち着いてしまい、受注業務のデジタル化が後回しになってしまうことも少なくありません。

このような背景から、BtoBの受注業務はアナログな運用が残りやすい傾向にあります。しかしその一方で、受注件数の増加や人手不足の深刻化により、従来のやり方に限界を感じる企業も増えています。

アナログ受注業務における4つの課題

ここでは、アナログな受注業務によって現場で起こりやすい代表的な課題について解説いたします。

課題①業務負荷が特定の担当者に集中しやすい

アナログな受注業務では、注文内容の確認や入力、調整対応など、多くの工程を人の手で行う必要があります。そのため、業務の流れや判断基準を把握している一部の担当者に作業が集中しやすくなります。この状況により、以下のような問題が発生しやすくなります。

◆特定の担当者しか対応できない状況が引き起こす問題

特に、業務の属人化は組織としての再現性や安定性を損なう要因となります。

課題②手入力によるミスや確認作業が増える

アナログ受注業務では、注文内容の確認、管理表やシステムへの転記といった多くの作業が発生しますが、これらの工程を人の手で行うことによって、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーが起こりやすくなります。

また、ミスを防ぐための二重チェックや確認作業が必要となり、結果として業務工数がさらに増加します。修正や再確認に時間を取られることで、本来注力すべき業務に十分な時間を割けなくなるケースも少なくありません。

課題③受注処理に時間がかかり、対応が遅れやすい

電話・FAXやメールなど複数の手段で注文を受けている場合、受注情報の確認や整理に時間がかかります。内容の不明点を確認するために、取引先へ連絡を取り直すといったこともあります。

このようなやり取りが重なることで、受注業務のスピードは徐々に低下していきます。処理の遅れは出荷や納期回答にも影響し、結果として顧客対応の品質低下につながる可能性があります。

また、この問題は受注する側だけでなく、発注する側にとっても少なからず負担となっています。

筆者も最近、実際にFAXで注文を行う機会がありましたが、想像以上に時間を要しました。注文書の内容を記入し終えるまでに約5分、注文書1枚を送信するだけでもおよそ1分程度かかります。さらに、その後の受注確認の連絡が来るまでには約50分を要しました。

もちろん、この待ち時間は受注側の体制や当日の業務状況によって異なります。しかし、電話やFAXといったアナログな受注方法である以上、一定の確認待ち時間が発生してしまうのが実情です。

このようにFAX注文では、受注側だけでなく、発注する顧客側も本来不要な作業や待ち時間を強いられています。受注業務のアナログ運用は、双方の業務効率を低下させる要因となっているのです。

課題④受注データを十分に活用できない

アナログな受注業務では、注文情報が紙やメール、Excelなど複数の場所に分散しやすくなります。情報が分散した状態では、売上や受注状況をリアルタイムで把握することができず、状況確認が後手に回りやすくなってしまいます。

また、過去の注文傾向や取引実績を十分に分析できないため、需要予測や在庫調整が担当者の経験や勘に依存しやすくなります。顧客ごとの購買傾向を正確に捉えられなければ、次の提案や営業施策にも活かせません。

本来、受注データは経営や営業活動に役立つ重要な情報資産ですが、アナログな運用のままでは、単なる記録として十分に活用されないまま蓄積されてしまいます。

これらの課題は、いずれも受注業務がアナログな運用に依存していることに起因しています。このような状況を改善する手段として、近年では受注業務をデジタル化し、業務全体を効率化する取り組みが注目されています。

受注業務を効率化する「受発注システム」とは？

受注業務のデジタル化とは、単に紙や電話をなくすことではなく、注文情報をデータとして受け取り、その後の業務まで一貫して連携できる仕組みを構築することです。

このような仕組みを実現する代表的な手段が「受発注システム」です。受発注システムを導入することで、従来のアナログな受注業務をより効率的に運用できるようになります。

受発注システムによる受注業務のデジタル化は、取引先がWEB上から直接注文できる「WEB注文」を軸に構築されます。電話やFAX、メールの代わりに、WEB上の専用画面から注文を受け付けることで、注文情報を最初からデータとして管理できるようになります。

スマレジEC・B2Bのような受発注システムも、このWEB注文の仕組みを用いて、受注業務の効率化を実現しています。

◆従来の受注と受発注システム（スマレジEC・B2B）による受注の違い

※スマレジEC・B2B

従来の受注業務では、注文情報が電話やFAX、メールで届き、その内容を人が確認しながら手作業で入力する必要がありました。そのため、受注情報は担当者や管理表に分散し、後続の業務との連携にも時間がかかっていました。

受発注システムを導入することで、取引先からの注文はWEB上で直接データとして取り込まれます。受注情報は自動的にシステムへ反映され、在庫管理や出荷、請求処理などの後続業務へスムーズにつながります。

このように、情報の受け取り方そのものが変わることが、受注業務のデジタル化における最大のポイントになります。

受注管理システムとの違い

受注業務のデジタル化を検討する際、「受発注システム」と「受注管理システム」という言葉が混在して使われることがあります。

受発注システムとは、取引先からの注文をWEB上で受け付け、注文情報をデータとして受信するための仕組みです。取引先が専用のWEB画面から注文を行うことで、受注情報をリアルタイムに取得できます。

主な目的は、注文の受け取り方そのものをデジタル化することにあり、発注側と受注側の双方が利用する点が特徴です。

一方、受注管理システムとは、受け取った注文情報を社内で管理・処理するための仕組みです。

◆受注管理システムの役割

このように、受注管理システムは受注後の業務を効率的に進めることを目的としており、社内担当者のみが利用する業務管理システムである点が特徴です。

受発注システムによる受注業務のデジタル化における5つのメリット

受発注システムの導入により、従来人の手に依存していた工程を見直すことで、業務負荷の軽減だけでなく、正確性やスピード、データ活用の面でも大きな効果が期待できます。ここでは、受発注システムによる受注業務のデジタル化で得られる主なメリットを解説いたします。

メリット①業務の属人化を解消できる

受発注システムでは、注文情報や対応状況がシステム上で一元管理されます。これにより、特定の担当者しか把握していない情報や判断基準を可視化できます。

担当者が不在の場合でも、他のスタッフが受注状況を確認しながら対応できるため、業務の停滞や引き継ぎ負担の軽減につながります。受注業務を個人に依存せず、安定した運用体制を構築できる点が大きなメリットです。

メリット②受注業務の効率と正確性が向上する

WEB注文によって受注情報がデータとして取り込まれることで、手作業による転記や確認作業を大幅に削減できます。これにより、入力ミスや聞き間違いといったヒューマンエラーの防止につながります。

また、受注から出荷・請求までの流れがスムーズになることで、業務全体の処理スピードも向上します。受注件数が増えても安定した対応が可能になり、業務負荷の平準化が実現できます。

メリット③受注データを一元管理し、業務改善に活かせる

受発注システムを導入すると、受注情報が一つの基盤に集約されます。これにより、受注履歴の検索や集計が容易になり、リアルタイムでの状況把握が可能になります。

蓄積されたデータは、売上分析や需要予測、在庫調整、営業施策の検討など、さまざまな業務改善に活用できます。

メリット④受注業務にかかるコストを削減できる

受注業務のデジタル化により、これまで発生していた紙の帳票印刷やFAX通信費、入力作業にかかる人件費を削減できます。また、業務効率の向上によって残業時間の削減や人員配置の最適化にもつながり、受注業務全体のコスト構造を見直すことが可能になります。

メリット⑤取引先の満足度向上につながる

WEB注文を導入することで、取引先は時間や場所を問わず注文できるようになります。電話対応の待ち時間や営業時間の制約がなくなり、発注のしやすさが向上します。

また、注文履歴の確認や再注文が容易になることで、取引先側の業務負荷も軽減されます。受注業務のデジタル化は、自社だけでなく取引先にとっても高い利便性を提供する取り組みと言えます。

受注業務のデジタル化に活用できる受発注システム

ここでは、実際に多くの企業で導入されている代表的な受発注システムを紹介します。

◆代表的な5つの受発注システム

参考：スマレジEC・B2B、Bカート、Aladdin EC、CO-NECT、MOS

各システムについて一つずつ紹介いたします。

①スマレジEC・B2B

スマレジEC・B2Bは、FAX・電話中心のBtoB受発注をWEB注文に切り替え、企業間取引を効率化するクラウド型受発注システムです。下記のような受注業務に役立つ機能を備えています。

◆スマレジEC・B2Bの機能例

卸価格や決済手段、取引先ごとの商品出し分けなどBtoB特有の条件管理に対応し、BtoB専用ECサイトの構築やメルマガ・アップセル機能で販路拡大と売上向上も支援します。

ERP・WMS・送り状発行・メール管理など多くの外部サービスとAPI連携でき、公開APIとCSVマッピングにより基幹業務全体のDX基盤として活用できます。

以下の公式サイトより無料で資料のダウンロードが可能です。

公式サイト：スマレジEC・B2B

②Bカート

Bカートは、BtoB-EC・WEB受発注・請求・営業までを一体でDX推進するBtoB-ECプラットフォームで、本格的なBtoB-ECが月額9,800円〜即日スモールスタート可能な点が特徴です。

FAX・電話起因の聞き間違い・誤入力などの人為的ミス削減、属人化した取引条件の見える化、入力・確認作業の自動化による工数削減を実現します。

BtoB特有の商習慣に沿った設定に加え、APIで基幹システムとデータ連携でき、アプリストア経由で決済・請求・在庫連動・WMSなどを組み合わせて柔軟に機能拡張できます。

③Aladdin EC（アラジンEC）

Aladdin ECは、30年以上の基幹システム開発ノウハウから生まれたBtoB向けWEB受発注・ECシステムで、FAX・電話注文をWEB化し、そのまま注文データを基幹システムに取り込める点が強みです。

BtoB企業に必要な機能をパッケージ化しつつ、業種・業界特有の商習慣や独自フローに合わせて柔軟にカスタマイズできる自社専用のECを構築できます。

アパレル、食品、理美容、建築資材、医療機器など多様な業界で導入実績があり、既存のあらゆる基幹システムとの連携や、基幹の刷新も含めた提案が可能です。

④CO-NECT（コネクト）

CO-NECTは、発注側・受注側の双方が利用できるクラウド型受発注システムで、インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しながら、受発注業務のデジタル化と社内DXを推進します。

ブラウザベースで発注・受注双方に専用ログインを提供し、紙・FAX・電話・メールなどアナログなやり取りをオンラインに一本化することで、誤入力や転記作業を削減できます。

受発注システムの開発・運用・サポートに対して情報セキュリティ認証を取得しており、中小企業でも始めやすいクラウドサービスとして提供されています。

⑤MOS（モス）

MOSは、BtoBモバイルWEB受発注システムで、スマートフォンやタブレットからの発注を前提とした画面設計により、電話・FAX中心の受発注をデジタル化します。営業担当者や取引先が外出先からでも在庫・価格を確認し、その場で発注・受注入力できるため、リードタイム短縮と機会損失の防止に寄与します。

特に、大塚商会の基幹システム「SMILE 販売」などとの連携に強みがあり、既存販売管理と一体化したモバイル受発注インフラとして導入しやすい構成になっています。

システム導入の前に、まず現状の受注業務を整理する

ここまで、受発注システムのメリットや実際のサービスを紹介してきましたが、受注業務の効率化を検討する際、いきなりシステム選定から始めてしまうケースが少なくありません。

しかし、受注業務の改善においてまず重要なのは、ツールを導入すること自体ではなく、現状の業務フローを正しく把握することです。

受注業務は、問い合わせや見積対応から始まり、受注確定、出荷、請求まで、複数の工程が連なって構成されています。その流れは企業ごとに異なり、長年の運用や担当者ごとの工夫が積み重なっている場合もあります。

そのため、まず行うべきなのは、現在の受注業務がどのような流れで進んでいるのかを確認・整理することです。「誰が」「どのタイミングで」「どの情報を受け取り」「どこで手作業が発生しているのか」を可視化することで、業務全体のストーリーが見えてきます。

その上で、確認作業が多い工程や、属人化している部分、二重入力が発生している箇所など、改善すべき課題を洗い出していきます。

このような整理を行わずにシステムを導入してしまうと、かえって業務が複雑になったり、現場に定着しなかったりする可能性が高くなります。

受注業務のデジタル化は、現状の業務フローを理解し、課題を明確にしたうえで進めることで、はじめて効果を発揮します。システムはあくまで手段であり、目的ではないということを意識しておくことが非常に重要です。

受注業務の課題解決を実現する「スマレジEC・B2B」

BtoB取引における受注業務は、企業の売上を支える重要な業務ですが、電話やFAX、メールといったアナログな運用が、現在も多くの企業で残り続けている現状があります。

その結果、受注処理の遅延や入力ミス、属人化、データ活用の難しさといった課題が発生し、受注する側・発注する側の双方に負担がかかっているケースも少なくありません。

こうした課題を解決するためには、まず現状の受注フローを整理し、どこに無駄やボトルネックがあるのかを明確にしたうえで、業務全体をデジタル化していくことが重要です。その有効な手段のひとつが、受発注システムの導入です。

スマレジEC・B2Bは、取引先がWEB上から注文できる仕組みを提供し、受注情報をデータとして一元管理できる受発注システムです。得意先ごとの価格設定や掛け売り取引にも対応しており、アナログな受注業務を効率的なWEB注文へ移行できます。

さらに、多数の決済サービスや基幹システム、物流システムとのAPI連携に対応しており、受発注業務だけでなく関連する基幹業務まで含めた効率化が可能です。

受注業務の属人化やアナログ運用に課題を感じている企業にとって、スマレジEC・B2Bは業務全体を見直す有力な選択肢です。詳しい機能や導入事例については、下記の公式サイトから無料でダウンロードできる資料をご確認ください。

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