受注担当者向け「FAX注文」を効率化するたった3つの方法

FAX注文は、デジタル化が進んだ現在でも、取引先との受発注手段として一定数使われ続けています。導入しやすさや運用上のメリットがあるFAX注文ですが、受注量や取引先数が増えるほど、転記・確認・ミス防止といった負担が積み上がりやすいデメリットもあります。

そのため、FAX注文を継続する場合でも、受注業務の効率化は早めに取り組むべき課題となります。FAX受注の効率化には、主に次のような方法があります。

◆FAX受注効率化の3つの方法

①クラウドFAXサービスを利用する
②OCR（AI-OCR）を活用する
③BtoB-ECに移行する

中でもBtoB-ECへの移行は、注文をデータとして受け取れるようになるため、入力作業そのものを削減でき、受注業務全体を安定化させやすい点で有効です。特に、スマレジEC・B2Bなら、FAX注文を一斉に置き換えるのではなく、取引先の状況に合わせて負担を抑えながら段階的に移行を進めることが可能です。

本日は、スマレジECでマーケティングを担当している筆者が、FAX注文のメリットや他の注文方法との違いを整理したうえで、現場の実情に合わせたFAX受注効率化の進め方を分かりやすく解説いたします。

FAX・電話・メール・ECサイトによる注文方法を比較

現在利用されている注文方法として、主に「FAX」「電話」「メール」「ECサイト」の4つが挙げられます。まずは、この4つの方法を比較し、その違いを整理します。

◆4つの注文方法の比較

FAX注文や電話注文は、取引先が使い慣れているケースも多く、導入ハードルが低い点が強みです。一方で、受注側では転記や確認が発生しやすく、ミス・工数・検索性の面で負担が大きい注文方法です。

メール注文は記録が残りやすい反面、運用ルールが曖昧だと内容のばらつきや見落としが起きやすく、業務が安定しにくい点に注意が必要です。

ECサイトは構築やデータ整備が必要になるため、最初の負荷は小さくありません。しかし、注文データを前提に運用できるため、受注処理の効率化や後工程との連携、集計・分析まで含めた改善につなげやすい注文方法です。

比較表を見て分かる通り、FAX注文は受注側の負担が大きい注文方法です。しかし、現在も現場では一定数使われているのが実情です。

日本の中小企業の75.8％が受発注業務にFAXを利用している

実際に、帝国データバンクの調査資料では、日本の中小企業の75.8％が受発注業務にFAXを利用していると報告されています。また、情報通信ネットワーク産業協会（CIAJ）が、2024年に全国の20〜69歳の男女有職者約4,000人に対し行ったアンケート調査によると、40.1％の方が、業務の中でFAXを通信手段として利用していることがわかっています。

引用：帝国データバンク「経営診断ツールの認知・活用状況及び、決済・資金調達の実態に関する調査」、情報通信ネットワーク産業協会「ファクシミリの利用調査結果」

今もFAX注文が残る背景には、便利だからというよりも、変えるためのコストと摩擦が大きいという事情があります。

◆FAXが使われ続ける主な理由

そのため、もしデジタル手法への移行を検討する場合は、いきなりFAXをやめるのではなく、まず受注側の負担を減らすところから始めることが重要になります。

FAX注文の5つのメリット

それでは、FAX注文のメリットを5つに絞って解説いたします。

メリット①取引先の負担を増やさずに始めやすい

FAX注文は、取引先に新しい操作やアカウント作成を求めずに導入できます。注文票（書式）を用意して送受信の手順を共有すれば始められるため、取引開始のハードルを下げやすい点が強みです。

特に、取引先のIT環境や担当者のスキルに差がある場合でも、同じ手段で注文を受け付けやすいのはメリットと言えます。受注側としても「まずはこの形で回しながら、必要に応じて改善する」という選択が取りやすくなります。

メリット②注文内容が「注文票」という形で統一される

FAX注文は、書式が整っていれば発注内容を一定の形式で受け取れます。電話のように聞き取りで情報が欠けたり、メールのように記載項目が人によってばらついたりしにくく、注文内容の認識合わせがしやすい点が強みです。

また、送受信した注文票をそのまま保管でき、後から確認しやすい点もメリットの一つです。トラブル時に「何が送られてきたか」を紙・画像として提示できるため、確認材料として扱いやすい側面があります。注文票の書式が統一されていれば、保管や参照もよりスムーズになります。

メリット③ウェブのログインやアカウント管理が必要ない

ECサイトや受発注システムでは、アカウント発行やパスワード管理、ログイン不可などの運用要因で注文が止まることがあります。FAX注文は仕組みがシンプルなため、取引先側の環境差に左右されにくく、注文のやり取りを継続しやすい点がメリットです。

特にデジタルでの取引の場合、取引先が多いほど「ログインできない」「担当者が変わってIDが分からない」といった問い合わせ対応が発生しがちです。FAXはそうした運用トラブルが起きにくく、受注の入口を安定させやすい面があります。

メリット④一時的な受注チャネルとして立ち上げやすい

イベントや催事など、期間限定の販売やスポット的な受注が必要な場面では、ECサイトを新規に構築するほどではないケースもあります。FAX注文は、注文票とFAX番号を用意すれば運用を開始できるため、「短期間だけ受け口を作りたい」状況で選びやすい手段です。

例えば、卸向けの臨時受付や、催事・展示会後のフォロー受注など、期間と目的が限定される場面では導入負荷の軽さが活きます。まずはFAXで受け付け、反応を見ながら次の施策につなげることも可能です。

メリット⑤非常時のバックアップ手段として機能しやすい

システム障害やサイバー攻撃などでオンラインの注文受付が滞った場合、業務を止めないための代替手段が必要になります。実際、過去にアサヒビールHDが受けたサイバー攻撃によるシステム障害の影響でネット注文ができず、一時的に注文がFAXなどのアナログ手段に戻ったという事例（※）がありました。

このようにFAXは、オンラインサービスなどが非常時に受発注を継続するための逃げ道として置いておきやすい手段です。

※FNNプライムオンライン（2025年10月27日）

実際にFAX注文を利用した体験レポート

ここで、参考として筆者が実際にFAX注文を行った際の流れをまとめます。今回の目的は、良し悪しの結論を出すことではなく、実際の手順と所要時間、作業感を共有することです。

◆今回の体験に利用した複合機の写真

※筆者撮影

今回は、日用品を扱うECサイトで、あらかじめダウンロードしておいた注文票を使用してFAX注文を行いました。注文票には、主に以下の項目を記入します。

◆FAX注文票の記入事項

注文票の記入が完了するまでにかかった時間は約5分程度でした。送信はオフィスの複合機FAXを使用し、通信開始から送信完了まで約1分程度です。送信後、およそ1時間後にメールで注文受付の通知が届きました。

同様の商品を同じECサイトで注文する場合、初回は会員登録から始めても約5分程度で注文が完了しました。2回目以降であれば、商品情報以外は登録済みのため、1〜2分程度で完了します。

◆作業を通して気づいた点

このように、FAX注文は、注文票の記入と送信という簡単な手順で完結します。一方で、注文点数や注文件数が増えるほど、受信側は記入や確認に要する作業が積み上がりやすく、この方式での注文を常時利用するとなると、負担が極めて大きいことがわかりました。

FAX注文は受注量が増えるほど効率化が重要になる

ここまで解説した通り、FAX注文は導入負担が小さく、運用上のメリットもあります。そのため、取引条件や現場の事情によっては、FAX注文を採用・継続する意義は十分にあります。

一方で、注文件数や取引先数、商品点数が増えるほど、転記や確認といった作業が積み上がり、処理のばらつきやミスが起きやすくなります。FAX受注は規模が小さいうちは問題なく運用できていても、同じやり方のまま拡大すると負担が増えやすい点は押さえておく必要があります。

◆FAX注文において受注側で増えやすい作業

FAX注文を続ける場合でも、これらの工程をどのように軽くするかが運用の安定性に直結するため、FAX受注の効率化を視野に入れることが重要になってきます。

FAX受注効率化を実現する3つの方法

FAX注文は、受注側では入力や確認、管理といった作業が発生する注文手段であるため、受注拡大においては、その負担を軽減する仕組みづくりが必須になります。ここでは、受注側の業務負担を軽くする以下の3つの方法を紹介します。

以下に、各方法について詳しく解説いたします。

方法①クラウドFAXサービスを利用する

クラウドFAXサービス（インターネットFAXサービス）とは、FAX機や紙を前提とせず、インターネット経由でFAXの送受信を行えるサービスです。送信側がFAXで送信した内容をPDFなどのデータ形式に変換し、受信側のPCやスマートフォンで確認することができます。届いたFAXを電子データとして受け取れるため、紙の仕分けや保管の手間を減らしやすくなります。

代表的なサービスとして、以下のようなサービスがあります。

◆代表的なクラウドFAXサービス

自社の受注業務をデジタル化したいが、取引先に対して「FAXをやめてください」とは言いにくい場合でも、取引先の運用は大きく変えずに、受注側の処理だけを整える方法として取り入れやすくなります。

◆クラウドFAXサービスの主なメリット

注意点として、クラウドFAXサービスはFAXをデータで受け取れますが、注文内容の入力作業まで自動化されるわけではありません。転記作業そのものを減らすには、次に解説するOCRなどの手段と組み合わせるのが有効です。

方法②OCR（AI-OCR）を活用する

OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）とは、紙の書類や画像に印刷・手書きされた文字を読み取ってテキストデータに変換する技術です。スキャンしたFAX注文書の画像をOCRにかけると、例えば品番・品名・数量・単価などの文字情報がデジタルデータとして出力されます。

FAX注文では、届いた注文書をOCRで読み取ってデータ化することで、転記（入力）を中心とした手作業の大幅な削減につなげることができます。

特に近年では、AIを活用した「AI-OCR」が普及し、従来のOCRが苦手としていた手書き文字に対しても、実務で使えるレベルで出力することが可能になっています。また、フォーマットが異なる注文書でも項目を自動で判断して読み取ることができるため、取引先によって注文書がバラバラという現場でも実用的に機能します。

◆AI-OCRのメリット

「スマレジEC・B2B」には、AI-OCRソリューションとして「スマホdeOCR（注文書自動読込み機能）」が搭載されています。高い識字率を持つOpenAIの最新AIモデル「GPT-4o」を使用しており、スマホで注文書を撮影するだけで読み取りから連携まで完結できます。

テンプレート作成が不要で、注文書のフォーマットがばらつくケースにも対応しやすい点が特徴です。

◆「スマホdeOCR」機能概要

画像引用：スマホdeOCR（注文書自動読込み機能）

スマホdeOCRを活用することで、注文書のデータ入力を効率化し、日々の入力作業に追われる状態を解消しやすくなります。結果として、浮いた時間を営業活動などの本来業務に振り向けられる点は、人手不足が課題になりやすい現場でも大きなメリットとなります。

スマホdeOCRについて詳しくは、下記のスマレジEC・B2B公式サイトをご覧ください。

ただし、OCRは注文書をデータ化する工程を効率化する手段であり、例えば取引先別の価格・条件、商品マスタ、承認フロー、継続取引といった運用までを一気に最適化するものではありません。

受注業務全体を安定化させるには、注文の入口だけでなく、受注プロセスそのものを仕組みで置き換える発想も重要になります。次の③では、その方法について解説いたします。

方法③BtoB-ECに移行する

BtoB-ECとは、企業間の取引をウェブ上で完結させる仕組みです。取引先はPCやスマートフォンからECサイトにログインして注文を入力し、受注側はその注文データをシステム上でそのまま受け取ります。

一般的なECサイト（BtoC-EC）と異なる点は、取引先ごとに異なる価格・掛け率の設定、請求書払いや掛け払いといったBtoB特有の決済方式や、在庫数や納期情報のリアルタイム表示など、企業間取引ならではの要件に対応していることです。

FAX注文は、受注量が増えるほど人手作業が積み上がりますが、BtoB-ECであれば、取引先が入力した内容がそのまま注文データになるため、入力の二度手間がなくなり、受注処理を標準化することが可能になります。

また、取引先ごとに異なる条件をあらかじめシステムに持たせることで取引を回しやすくなるため、受注プロセス全体の安定化につながります。

◆BtoB-ECのメリット

ただし、BtoB-ECは導入すればすぐにすべての取引が移行するとは限りません。取引先側の運用や社内ルールによっては、一定期間はFAX注文と並行運用しながら、段階的にウェブ受注の比率を高めていく進め方が現実的です。

スマレジEC・B2BならFAX注文からBtoB-ECへの段階的な移行が可能

BtoB-ECの導入は、FAX注文を一斉にすべてなくすことではありません。特に、長年FAXで取引してきた取引先にとって、急な切り替えは心理的なハードルが高く、運用変更が関係性に影響するリスクもあります。

そのため、現実的な進め方として、FAX注文とBtoB-ECを並行運用しながら、段階的にEC受注の比率を高めていく流れが有効です。取引を止めずに移行でき、受注側もいきなり全部を変える必要がありません。

「スマレジEC・B2B」なら、このような段階的な移行が可能になります。

◆スマレジEC・B2Bによる受注の流れ

※スマレジEC・B2B

従来は、FAX・電話・メールで届いた注文を受注側が手動入力し、基幹システムへ登録する流れのため、件数が増えるほど負担が大きくなります。一方、ECサイトによるWEB注文ルートでは、取引先が入力した注文が自動で取り込まれ、受注データとして蓄積・分析にもつなげやすくなります。

FAXが残る移行期でも「スマホdeOCR」で受注側の負担を増やしにくい

段階移行では、一定期間FAX注文が残ります。すでに紹介したように、スマレジEC・B2Bでは、その移行期にFAXで届いた注文書をスマホで撮影して取り込み、注文データ化しやすい「スマホdeOCR（注文書自動読込み機能）」も提供されています。

取引先ごとに異なる注文書フォーマットにも対応できるため、移行期の業務負荷を最小限に抑えながら、徐々にデジタル化を進めやすくなります。

「かんたん発注フォーム」で取引先の負担を減らせる

また、段階移行で重要になるのは、取引先にとっての心理的ハードルを下げることです。特に「ウェブ操作は難しそう」という先入観を持つ取引先は少なくありません。

スマレジEC・B2Bには、取引先が数量を入力するだけで発注できる「かんたん発注フォーム」が用意されています。

この機能では、商品購入時に商品ごとの検索を行う手間を省き、ログインアカウントごとに「いつも購入している商品」を一覧表示することができます。表示された商品は同一画面上でそのまま数量を入力して注文できるため、購入作業を効率化できます。

◆かんたん発注フォーム機能の利用イメージ

※スマレジEC・B2B

購入にかかる工数を大幅に削減しながら、FAXの注文書に近い感覚で発注できるため、ECに不慣れな取引先でも導入しやすい設計になっています。

また、取引先に移行の旨を伝える際には、切り替えを強制するのではなく、選択肢として提示する方が移行は進みやすくなります。例えば、以下のような伝え方です。

「FAXでも引き続き対応します」
「ECサイトからの発注なら、注文履歴をいつでも確認できます」
「数量を入力するだけで注文できるので、難しい操作は不要です」

このように、取引先のストレスを抑えつつメリットを伝えることで、取引先側の自発的な移行を促しやすくなります。FAX注文からBtoB-ECへの段階的な移行を進めるなら、スマレジEC・B2Bは有力な選択肢です。詳細については、下記の公式サイトをご覧ください。

FAXからBtoB-ECへの移行は、便利になるだけでなく「運用が変わる」

FAX注文からBtoB-ECへ移行すると、受注データの入力や確認といった作業は効率化しやすくなります。ただし、BtoB-ECを導入するということは、注文の受け口を変えるだけでなく、ECサイトとしての運用が発生する点も押さえておく必要があります。

特に、これまで自社でECサイトを運営してこなかった企業の場合、いきなり「BtoB-ECを回していこう」となっても、現場で対応しきれないことは明白です。ECサイトの運用では、例えば以下のような日常業務が新たに増えます。

◆BtoB-ECにおける主な業務の例

そのため、BtoB-ECへの移行を実施する場合は、EC運用の経験者、もしくはそのような知見がある担当者をアサインすることが前提になります。社内にEC経験者がいない場合は、既存スタッフを立てて運用設計から着手するか、外部委託を前提に進めるべきです。

BtoB-ECへの移行は、受注の仕組みを変える取り組みであるため、事前に専門の運用体制を用意したうえで進める方が、移行が安定しやすくなります。

FAX注文を効率化し、売上アップも狙うなら「スマレジEC・B2B」

FAX注文は現在も多くの現場で使われており、取引先の導入負担が小さいなど、一定のメリットもある受注方法です。しかし、受注量や取引先数が増えるほど運用負担は積み上がりやすくなります。そのため、FAX注文を継続する場合でも、FAX受注の効率化は早めに検討すべきです。

クラウドFAXサービスやOCRで入力作業を減らす選択肢もありますが、受注業務全体を安定させるという観点では、BtoB-ECによるウェブ受注を取り入れていくアプローチが効果的です。注文をウェブで受けられるようになると、受注側の入力作業が不要になり、受注データをそのまま業務に活用しやすくなります。

弊社が提供する「スマレジEC・B2B」は、受発注業務のデジタル化を通じて業務効率化を実現するBtoB受発注システムです。

BtoB専用ECサイトとして運用できるため、受注処理の効率化にとどまらず、新たな販路の拡大にもつなげることができ、売上を高める販促機能も多数備えており、利益向上にも貢献します。

このように、効率化から売上アップまでを一つの仕組みで実現できる点が、スマレジEC・B2Bの強みです。詳細については、下記の公式サイトから無料の資料ダウンロードが可能ですので、ぜひご覧ください。

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