FAX受注業務を効率化するメリットは？
FAX業務の効率化は、多くの企業にとって現実的な改善課題です。しかし、その効果について十分な理解が得られていないこともあります。ここでは、FAX業務の効率化がもたらすメリットについて詳しくご紹介します。
受注処理の工数やヒューマンエラーを削減できる
まず、業務の生産性が向上します。受注書類をデジタル化することにより、これまで多くの時間を費やしていたシステムへの手入力時間や、受注情報や内容確認業務が大幅に効率化・自動化され、受注数の管理も容易になります。
また、ペーパーレス化が実現すれば、人件費だけでなく、FAX運用に必要な機器、紙やインク・トナー代等のコストも大幅に削減できます。
さらに、これまで電話で対応していた、取引先からのカタログ請求や単価確認、見積依頼、納品日・在庫確認等の雑務も、取引先自身でWeb上で確認できるようになります。
これらにより、時間や人的リソースが節約され、コア業務により集中できるようになります。
多様なワークスタイルに対応できる
リモートワークを導入する際には、FAX受注のWEB化が必要不可欠です。リモートワークの実現により、スマートフォンやタブレット端末、PCを通じて、24時間365日、リアルタイムでデータを確認することが可能となります。これにより、場所を選ばずに勤務することも容易になり、リモートワーク以外でも外出先で受注内容を確認することもできるようになります。
柔軟な働き方を提供することで、従業員の満足度が向上し、会社への定着率が高まる効果も期待できます。
受注側だけではなく発注側の効率化にもつながる
受注側の対応時間を削減するだけでなく、発注側の取引先にとってもWEB化は大きなメリットがあります。
例えば、取引先側で発注履歴や在庫・配送状況等を即座にWeb上で確認できるため、待ち時間がなくなり、タイムラグによる機会損失を防ぐことができます。また、FAX受注の脱却により、取引先側もリモートワークを導入することができるようになり、多様な働き方が実現可能となります。
それでも、多くの企業は、「アナログ業務に慣れている取引先が、本当にWEB化に対応してくれるのだろうか」という不安を抱いています。システムを導入してもそれを取引先側に活用してもらわなければ導入コストが無駄になるため、システム導入を躊躇してしまうケースも少なくありません。
しかし、実際には取引先側もFAX業務に多くの時間とコストを費やしているため、WEB化によりこれまで発生していた確認作業や手間、ヒューマンエラーを大幅に削減することができます。このように発注者側のコスト削減が実現すれば、顧客満足度の向上にもつながります。