受発注システム導入で「FAX・電話注文」のデジタル化を徹底解説

受発注システムとは、メーカーや代理店間での間の紙やFAXの継続的な受注業務をシステム化することを差し、特にBtoB事業者が業務効率を高めるために導入を検討されます。これにより、FAXや電話のやり取りをデータ化することで、面倒な入力作業を無くして、

「発注用紙を読み間違いしてしまった！」
「お客さんと言った言わないのトラブルになってしまった！」

こうしたヒューマンエラーを防ぎ、正確でスムーズな受発注を実現できるのが、受発注システムの大きな特徴です。

さらに、以下のような法人向け受発注システムを導入することで、電話・FAX・メール・口頭など、あらゆるチャネルからの注文情報を一元管理できます。取引先や担当者ごとに異なっていた管理方法を統合し、リアルタイムで受注状況を把握できるようになるため、情報共有のスピードが格段に上がります。これにより、在庫確認や出荷手配、請求処理といった後続業務までをスムーズにつなげることが可能です。

本日は、スマレジECでマーケティング担当者の筆者が、受発注システムについて解説するので、最後までこの記事をご覧ください。

紙やFAXの受発注システムを導入するための「３つの方法」

現在、アナログ手法で受発注業務を行っている会社が、これから受発注システムを導入するためには、以下の３つの方法が考えられます。

◆受発注システムを導入する３つの方法

これら３つの方法を比較した以下の表をご覧ください。

◆３つの受発注システムの比較表

最も安価で、かつ短期間で導入できる方法は、①BtoB-ECサイトの導入です。

すでに受発注業務でよく利用される機能が標準搭載されており、初期設定だけで運用を開始できます。また、ECサイトの特性を活かし、メルマガ配信やアクセス分析といったマーケティング機能や販促機能を利用できる点が大きなメリットです。受発注の効率化だけでなく、売上拡大を目的とした施策にも活用できるのが特徴です。

一方、②Web-EDIを導入する方法は、インターネット環境さえあれば利用可能ですが、EDIという仕組みの特性上、搭載されている機能は受発注業務に限定されます。データ連携も主にCSV方式で行われるため、リアルタイム性に欠けます。また、専用のシステム構造であることから管理画面の操作に慣れる必要があり、取引先への導入ハードルが比較的高い点も課題です。

そして、③カスタマイズによるシステム開発は、独自の商習慣や複雑な業務フローを完全にシステム化したい場合に最適な手法です。しかし、開発費用が1億円を超えるケースも珍しくなく、開発から本格運用までに数年単位の期間を要するため、即効性を重視する企業には向きません。

それでは、受発注システムにおいてどのような機能が必要となるのでしょうか？次に受発注システムに必要な機能を紹介します。

受発注システムに必要な12の機能

ここでは、受発注システムに必要な機能を一つずつ解説します。

機能①アカウント管理機能

受発注システムにおいては、自社だけでなく取引先にシステムを利用してもらうため、取引先毎にアカウントを発行する必要があります。また。取引先においても、複数の担当者がいたり、複数の事業所がある場合があるので、受発注システムにおいては、担当者毎、事業所毎にアカウントを発行できる必要が必須となります。

機能②取引先別商品価格設定機能

BtoBの取引においては、取引先毎に商品価格や掛け率が異なることは一般的です。

◆BtoB取引は取引先によって価格が異なる

※画像は筆者が作成

カンタンな例で説明すると、取引量の多いA社に対しては値引き率が大きく、単発取引のB社においては、値引き率が低いということがよくあります。

そのため、ここで重要なのは、取引先毎に商品価格設定を柔軟に変更する機能が必要となります。

機能③取引先別商品開示・非開示機能

例えば、特定の取引先のみに提供している商品は、他の取引先の発注画面に表示するわけにはいきませんので、取引先毎に商品の開示・非開示機能が必要となります。

特に、卸売業者が大口取引先向けに特別仕様の商品や専用パッケージを提供している場合、他の小売業者にその情報が見えてしまうと、価格差や取引条件の違いが露見し、トラブルにつながるおそれがあります。

このようなトラブルを回避するためにも、必要な機能となるのです。

機能④見積書・納品書・請求書の自動作成機能

受発注システムを利用することで、発注者は注文時に受発注システムから自動生成された見積書をダウンロードして受け取ることができます。見積書の自動作成機能を備えた受発注システムでは、発注者が注文した内容をもとに、見積書・納品書・請求書を自動で生成できます。

さらに、取引先は過去の見積履歴を見て、そこから見積書を作成することもできます。このような帳票の自動作成機能によって、自社の営業担当が個別に書類を作成・送付する手間を大幅に削減でき、取引のスピードが格段に向上します。

機能⑤発注書作成機能

発注者は、商品選択画面から注文を行う際に、発注書を自動で作成・ダウンロードすることができます。従来のようにExcelや紙で発注書を作成・送付する手間がなく、システム上でワンクリック発行できる点が大きなメリットです。

また、発注書の内容は注文データと自動で連携しているため、記入ミスや入力漏れを防止できます。特に、発注内容が複雑な製造業や部品取引などでは、取引履歴の統一管理や再発注の効率化にも効果的です。

さらに、発注書をPDFとして自動保存する機能を備えていれば、過去の発注履歴をすぐに確認でき、監査対応や社内報告にも役立ちます。発注書作成機能は、取引の正確性とスピードを両立させるための基本機能といえるでしょう。

機能⑥在庫管理機能

取引先は、商品画面で在庫の個数や納品時期を写真付きでリアルタイムに確認できるため、在庫切れや納期遅延のリスクを事前に把握することができます。これにより、発注側は安心して注文でき、販売機会の損失を防ぐことが可能になります。

また、弊社のスマレジEC・B2Bにおいては、ログインの有無で在庫数の表示・非表示の表示切り分けを実施することができますし、棚卸機能を使えば、システム上の在庫数と実在庫を突き合わせて自動的に差異を検出することができます。

機能⑦取引先毎別決済設定機能

取引先毎に決済方法が異なる場合は、それぞれの条件に合わせて決済方法を柔軟に設定できる仕組みが必要です。

例えば、A社には掛け払い（請求書後払い）、B社にはクレジットカード決済、C社には前払いといったように、取引条件や信用取引の範囲に応じた設定を行うことで、トラブルを防ぎながら取引の効率を保てます。

機能⑧受注管理機能

以下のように、受注したデータを一覧で見ることができます。

◆画面はスマレジEC・B2Bの受注一覧画面

画像引用：機能・使い方ガイド

一覧画面で受注ごとのステータス（受注、発送、納品済み）を一元管理できるため、進捗の見える化と抜け漏れ防止が可能になります。

担当者ごとの作業状況を横断して把握でき、出荷待ち・納品遅延の早期検知、在庫引当の判断がスムーズになります。検索やフィルタ、並び替えにより、今日対応すべき案件だけを抽出して優先順位をつけて処理できます。

また、受発注システム以外（FAX・メール・電話）での発注についても、自社スタッフが手入力で登録することで、すべての受注データを受発注システムに集約できます。これにより、チャネルごとの管理分断を防ぎ、履歴の一元化・集計・分析まで受発注システムひとつで実施することができます。

機能⑨FAX注文のOCR機能

FAXで送られてきた紙の注文書をスマホで撮影するだけで、自動的に文字を読み取り、受発注システムにデータとして取り込むことができます。OCR（文字認識）技術により、品番・数量・納期などの情報を正確にデジタル化できるため、これまで手入力にかかっていた時間とミスを大幅に削減できます。

◆以下は弊社スマレジEC・B2Bの「スマホdeOCR」

画像引用：スマホdeOCR（注文書自動読込み機能）

また、紙の注文書がそのまま受発注システム上にデータ化されるため、FAX発注が多い取引先でも、デジタル受注と同じ業務フローで管理できるようになり、業務全体の効率化が進みます。

機能⑩商品登録機能

取引先が自ら、受発注システムを使って商品を選択できるように、事前に商品登録機能を使って、商品を登録します。

◆商品登録項目の例

これらの情報を登録しておくことで、取引先はWebカタログのように商品を閲覧・検索でき、誤発注の防止や注文スピードの向上につながります。商品画像や商品説明文を充実させることで、担当営業がいなくても取引先が自律的に商品を選定できるようになり、営業工数の削減にも貢献します。

弊社のスマレジEC・B2Bにおいて、商品登録は個別に入力することもできますし、CSVファイルを使って、一括入力することも可能です。

機能⑪受注データの代理入力機能

受発注システムを導入しても、従来の「FAXや電話、メール」での注文を好む取引先も存在します。

◆代理注文機能

※画像は筆者が作成

そのような取引先からの注文についても、自社の社員が代理で受発注システムに入力することで、全ての受注データを一元管理できます。これにより、発注チャネルの違いにかかわらず、同じ業務フローで「受注 → 出荷 → 納品 → 請求」までを処理できるようになります。

代理入力によってデータの抜け漏れや案件の二重管理を防止し、売上集計や在庫連動といった後続業務も自動化・効率化が可能になります。受発注システムにこのような機能があることで、従来のアナログ取引を維持しながらも、システム全体のデジタル統合を実現できる点が大きな特徴です。

機能⑫スマホで発注機能

業界によっては、PCを業務で利用しない現場も存在します。例えば、飲食店に商品を卸す場合、店舗側がPCを使用していないケースも珍しくありません。

そのような現場に対しても、スマホから簡単に発注できる機能を用意することで、時間や場所を問わずスムーズな注文が可能になります。シンプルな画面設計によって、PC操作が苦手な担当者でも迷わず利用できるため、FAXや電話注文からのシステム移行を自然に促すことができます。

◆スマホで発注

※画像は筆者が作成

また、スマホ発注は「空き時間にすぐ注文できる」という利便性から、店舗現場や倉庫など、PCが手元にない環境でも発注業務を効率化し、取引機会の増加が期待できるのです。

ここまで、受発注システムに必要な12の機能について解説してきましたが、さらにB2B-ECサイトを導入することで、従来の受発注システムにはなかった、以下のような販売促進機能を利用することができます。

B2B-ECサイトを導入することで実現できる、受発注システムの販売促進機能

受発注システム導入において、B2B-ECサイトを導入することで、従来の受発注システムには存在しない以下のような販売促進機能を利用することができます。

メルマガ機能を活用することで、受発注システムに登録されている得意先のメールアドレスに対して新製品やキャンペーン情報をタイムリーに配信できます。これまで営業担当者が電話や訪問で伝えていた情報を、効率的に全顧客へ届けることができます。

また、データ分析機能により、顧客ごとの購買履歴やアクセス傾向を可視化できるため、「売れ筋商品の把握」や、新製品開発のためのデータにしたり、リピート率を高めるための販促施策の立案にも役立ちます。

さらに、「ついで買い機能」を設定することで、関連商品や消耗品などを商品購入画面に自動的におすすめ表示することができます。これにより、自然な形で単価アップやセット販売を促進し、売上拡大につなげることが可能になるのです。

このような販売促進機能は、ECサイトならではの機能と言えます。

B2B-ECサイトとWEB-EDIのどちらを導入すべきか？

受発注システムの選択肢としては、B2B-ECサイトとWEB-EDIのどちらかを導入することになります。以下の比較表をご覧ください。

◆B2B-ECサイトとWEB-EDIの比較表

クラウド型のB2B-ECサイトを採用すれば、初期費用10万円前後からスタートでき、最短1ヶ月程度で運用を開始することも可能です。商品登録や顧客設定も自社で簡単に行えるため、導入後の変更や拡張にも柔軟に対応できます。

一方で、Web-EDIは取引先ごとに専用の接続設定や通信テストが必要になるため、初期費用が100万円以上かかるケースも多く、導入期間も長期化しやすい傾向にあります。また、操作画面が独自仕様であることが多く、担当者の教育コストも発生します。

総合的に見ると、スピード重視・コスト重視であればB2B-ECサイト、特定の取引先とのシステム連携を重視する場合はWeb-EDIが適していると言えるでしょう。

システム連携できる受発注システムであること

受発注システムにおいて、システム連携の柔軟性は非常に重要となります。

受発注システムが外部の基幹システムや在庫・物流・決済サービスとスムーズに連携できることで、受発注だけではなく、システム間の業務効率を大幅に改善することができます。システム連携方法としては、主に以下の連携方法が利用されます。

◆B2Bにおいて利用されるシステム連携方法

一方、近年のSaaS型B2B-ECサイトはAPI連携に対応しており、システム間でデータをリアルタイムにやり取りできるのが特徴です。これにより、在庫数や出荷ステータス、請求情報などが自動で更新され、担当者の手を介さずとも正確な情報共有が可能になります。

この違いは、業務効率だけでなく将来的な拡張性にも大きく影響します。API連携に対応していれば、新しい基幹システムや外部ツールを導入する際にもスムーズに接続でき、ビジネスの成長スピードを落とすことがありません。

したがって、これから受発注システムを導入する場合は、API連携を標準で備えたB2B-ECサイトを選ぶことが、長期的な運用コスト削減と業務効率化を促進することになるのです。

独自の商習慣をそのままシステム化したい場合は、カスタマイズできるECサイトを導入する

例えば、発注の際に複雑な承認ワークフローシステムを導入したり、ECサイト側に与信管理機能を持たせるといった機能の実装が必要な場合は、カスタマイズが前提のECサイトやスクラッチ開発が唯一の方法となります。開発費用感などは個別に異なりますが、筆者の経験だと、おおよそ数千万円以上から数億円かかるケースが多いです。

しかし、このような大規模開発をいきなり行うのはリスクが高いため、まずはクラウド型のB2B-ECシステムを導入して、業務プロセスのデジタル化テストを行うのがおすすめです。

実際の運用を通じて課題や要件を洗い出し、その結果をもとに必要な機能を精査した上で、本格的なスクラッチ開発やカスタマイズに移行することで、無駄な投資を防ぎ、確実に効果のあるシステム構築が可能になり、実際にこのようなシステム導入方法を実施している企業は存在します。

受発注システムの導入するための７つのステップ

ここでは、受発注システムを導入するための７つのステップを一つずつ解説するので、これから受発注システムの導入を検討している方は、必ず最後までご覧ください。

ステップ①現在の販路を全て把握して、業務フローチャートを作成する

まず、電話やFAX、メールあるいは口頭注文などの全販路を把握して、全チャネルの業務フローチャートを作成します。

◆業務フローチャートのイメージ

このチャートを作るときは、例外や抜けを作らずに全てを把握する必要があります。このチャートは、営業社員からヒアリングを実施して作成します。

ステップ②受発注システムを数社検討する

受発注システムは、多くの会社からリリースされているため、資料を取り寄せて、自社に必要な機能が多いシステムや、自社の業界の導入実績が多いシステムを検討します。

ここでの注意点は、情報収集の段階では多くの会社から資料を取り寄せるべきですが、検討フェーズにおいては２～３社から選ぶようにしておかないと、収集がつきにくくなります。

ステップ③受発注システムの設定を行う

受発注システムが決まったら、まずは初期設定を行います。このフェーズでは、取引先情報や商品データ、担当者アカウントなどの基本情報を登録し、実際の運用に合わせてシステムを調整します。

例えば、商品コード・単価・在庫数などのマスターデータをインポートし、取引先ごとに異なる掛け率や販売価格を設定します。また、業務の承認フローやステータス管理のルールを事前に定めておきましょう。

ステップ④テスト運用を実施する

いきなり全社的に受発注システムを導入すると、現場で混乱が生じることがあります。まずは、限定された部署や担当者のみに範囲を絞り、実際にシステムを使ってテスト運用を行いましょう。

この段階では、実際の受注・発注データを用いて、入力や承認、出荷指示などの各機能が想定どおりに動作するかを確認します。また、関係の深い取引先や、デジタル化に前向きな取引先に依頼して、受発注システムのテスト発注に参加してもらうことで、取引先側の操作感や、社内担当者間の情報共有がスムーズに行えるかといった運用面の課題も洗い出します。

テスト運用によって明らかになった課題は、設定の修正や運用ルールの見直しを行い、本番稼働に向けて最適化していきます。こうした準備期間を設けることで、導入後のトラブルを最小限に抑え、全社展開をスムーズに進めることができます。

ステップ⑤受発注システムを本番導入する

テストで洗い出した課題を全てクリアにした上で、いよいよ本番導入を実施します。システムの本番導入日は、繁忙期を避けて、週の初めに設定するのがおすすめです。初日は予期せぬトラブルや操作の戸惑いが発生する可能性もあるため、担当チームがすぐに対応できる体制を整えておきましょう。

また、取引先に対しても、従来の電話・FAX・メールによる発注から、受発注システムの利用へとスムーズに移行してもらうための周知とサポートが重要です。導入初期は、操作マニュアルの配布やオンライン説明会などを通じて、発注側が安心して使える環境を整えましょう。

ステップ⑥従来のアナログ受発注にも対応する

受発注システムの利用を取引先に勧めても、中には従来のアナログ取引を希望する取引先があるはずです。そのような取引先においても、以下のような受注体制を整えます。

日本のB2Bにおける商習慣は、業界や企業ごとに複雑であるため、受発注システム導入においては、このようなアナログ受注にも対応できるようにしましょう。

ステップ⑦取引先に受発注システムの利用を促す

新規の取引先や、これまでアナログな方法（FAX・電話・メール）で発注を行っていた取引先に対しては、積極的に受発注システムの利用を促していくことで、業務全体の効率化を図ります。

受発注システムの導入初期は、「操作が難しそう」「従来の方法のほうが慣れている」といった理由で利用をためらう取引先も少なくありません。そのような場合は、一定期間の特別価格の提供や、限定キャンペーンの実施など、インセンティブを設けることで利用を促すのも効果的です。

また、取引先の担当者が交代したタイミングは、システム移行を進める絶好の機会です。新しい担当者が前任者の運用方法に縛られないうちに、受発注システムの利便性を伝えることで、スムーズに利用を定着させることができます。

このように、単にシステムを導入するだけでなく、取引先と一緒にデジタル化を進める姿勢を持つことが、受発注システムを最大限に活用するためのポイントです。

受発注システムなら「スマレジEC・B2B」を導入しよう

受発注業務をDX化するには、豊富な機能を備えた「スマレジEC・B2B」の導入がおすすめです。

ペーパーレス化により手作業が大幅に減り、受発注にかかる工数を削減できます。その結果、処理漏れや転記ミスを防止しながら、正確でスピーディーな取引を実現します。

「スマレジEC・B2B」は、企業間の受発注業務をシステム上で完結できるプラットフォームです。これまでメール・FAX・電話など複数チャネルに分散していたやり取りを一元化することで、煩雑になりがちな受発注フローを効率化し、業務負荷を軽減します。

また、BtoB-EC機能を標準搭載しており、複数の取引先との少量多品種取引にも柔軟に対応できます。おすすめ商品の表示やキャンペーン情報の配信など、販促と受注を一体化した運用が可能です。

さらに、見積発行、売掛決済、取引先別価格設定などの機能を備えており、基幹システムとの連携によって企業間取引全体をより効率的に運用できます。

「スマレジEC・B2B」の詳細や導入事例については、以下の資料をぜひご確認ください。

◆資料ダウンロードはこちらから